Es hora de tener un plan

 Al comienzo de las prácticas parecía que faltaba una eternidad para llegar a junio. Pero el tiempo pasa rápido cuando se hacen cosas interesantes y ya nos hemos plantado en abril.

En febrero, algunos estudiantes estaban preocupados por definir rápidamente los temas y estructuras de sus Trabajos Fin de Grado y mi recomendación fue dejar reposar un poco las ideas iniciales y centrarse en la actividad de las prácticas.
Bien, ¡ya ha terminado el tiempo de reposo! Es hora de pasar a la acción.

Pasos para elaborar un TFG y no morir en el intento

Esquema

Cuando se elabora un trabajo de cierta entidad como un TFG, uno puede verse abrumado por la cantidad de trabajo por delante. Hay tantas cosas para hacer que el procastinador que todos llevamos en el interior tiende a no empezar por ninguna. Por eso, en lugar de centrarse en el objetivo final, es mejor concentrarse en cada uno de los pasos intermedios. ¿Por dónde empezamos? Siempre por un esquema. Para ello, una primera idea es el formato propuesto por la FCCEE aunque quizás es demasiado general para elaborar algo más allá de un primer boceto. La guía que os propuse en la entrada anterior puede ayudar para el Plan de Marketing. Seguro que después de hacer el Curso de Competencias Informacionales podéis encontrar documentación similar para cada tema.

Una vez que tenemos un boceto de esquema, es hora de hablar con el tutor correspondiente para ver si encaja con sus ideas. Recordad que en los Trabajos Fin de Estudios, la iniciativa es del estudiante y no al revés por lo que no suele ser buena idea acudir al tutor con un simple "no se qué hacer".

Planifica

Una vez que el esquema general está claro, viene otro momento de pánico: ¿por dónde empiezo? ¡no se cómo completar el 90% de los apartados! Bueno, aquí la recomendación general es empezar por el principio ;)

En serio, la redacción de un Trabajo Fin de Estudios no tiene porqué ser lineal. Hay temas que podremos completar directamente y hay otros que necesitan  los pasos previos antes de realizarse. Además, el tiempo disponible ya no es tanto y no podéis permitiros dejar pasar muchos días sin avanzar.

“No dejes que lo urgente no te deje hacer lo importante"

Una buena planificación del trabajo implica:

1. Dividir el proyecto en subproyectos. Cada uno de los puntos del esquema puede ser un subproyecto que implica distintas tareas: buscar información, analizarla y extraer conclusiones y redactar, por ejemplo. Además, hay otras tareas que abarcan todo el proyecto, como adaptar la redacción al formato de la FCEE, buscar software (¡y aprender a usarlo!) para hacer el vídeo, pensar el póster, etc..
2. Hacer la planificación temporal. Tenemos ya un marco de tiempo cerrado, aproximadamente dos meses hasta junio. El grueso del trabajo debería estar cerrado a principios de mes, para tener tiempo para dar formato al documento y preparar el vídeo primero y hacer el póster después. Es buena idea dividir estos dos meses en subperiodos con metas concretas: ¿cuándo debería estar listo el análisis inicial?¿cuándo debería tener completados los objetivos?
3. Hacer una lista exhaustiva de tareas y fechas clave. Aquí deberíais ser lo más concretos posibles en la división de subproyectos y tareas para que os sirva de algo. No resulta muy útil ni motivador decir que esta semana tengo que completar el análisis externo (por ejemplo) pero sí que para poder completar el análisis externo esta semana tengo que:
1. Buscar info en Inet sobre el competidor X
2. Buscar referencias sobre tendencias de macroentorno
3. Buscar estadísticas sobre comportamiento del tipo de consumidor Z
4. Redactar los respectivos apartados
4. Pensar en qué aspectos se puede trabajar en paralelo. No todos lo días se levanta uno del mismo humor ni tiene la misma capacidad de concentración. Hay días en que buscar información por Internet puede parecer atractivo y otros en los que podemos redactar mejor. Además, surgirán imprevistos que pueden retrasar una tarea determinada (por ejemplo, no nos han pasado determinada información que necesitampos para el análisis interno, pero podemos seguir avanzando con el externo). Lo importante es que, a partir de ahora, deberíais trabajar en el proyecto todos los días.

Software para planificación de proyectos

¿Qué necesitamos para la planificación? En realidad, no necesitamos casi nada. Podríamos tener toda esta planificación en la cabeza, en un papel o en la agenda. Lo importante es tenerla.

Aun así, aunque no sean estrictamente necesarias, para los aficionados a probar apps, existen algunas herramientas que pueden resultar útiles, como son los gestores de tareas o de proyectos. Estos gestores tienen como ventajas:

• En la mayoría de los casos son multiplataforma. Podemos ver nuestras tareas tanto en el móvil como en los distintos ordenadores con los que trabajemos.
• Nos permiten establecer avisos y ser conscientes rápidamente de si estamos cumpliendo los plazos previstos para poder solucionar los retrasos.
• Son gratuitas

Existen multitud de gestores de este tipo y no pretendo hacer aquí una revisión exhaustiva de ellos. Os pongo algunos ejemplos que he probado y funcionan bastante bien en Windows y Android. (usuarios de Apple: perdonadme, no puedo poner recomendaciones específicas para esta plataforma ya que no las he probado).

• Tareas Google Google tiene un servicio específico para casi todo y normalmente son geniales. La aplicación de tareas, sin embargo, se queda un poco corta. No se puede introducir apenas información ni notas en la tarea, ni elaborar subproyectos. Es más útil para cosas concretas como listas de la compra que para gestionar proyectos de este tipo.
• Tareas de Outlook Si utilizáis Outlook y OneNote, podéis insertar tareas en OneNote y verlas automáticamente recogidas en Outlook. El problema es que la integración con otras plataformas en este caso es casi imposible.
• Any.do Muy buena aplicación. Multiplataforma, funciona en IPhone, Android y tiene WebApp por lo que siempre tendréis controladas vuestras tareas. Integración con calendarios gmail con la aplicación de calendario Cal.
• todoist Esta es la que yo uso. Hay versión gratuita y premium. Integración con el calendario Sunrise Calendar
• Trello Es mucho más que un gestor de tareas ya que se centra en la gestión de proyectos completos. Puedes adjuntar notas, imágenes, documentos y tener en todo momento una visión clara de la situación del trabajo. También puedes trabajar en equipo. Es una herramienta que os puede resultar muy útil, no solo para el TFG sino en las prácticas y vuestro trabajo futuro. Os dejo una imagen de lo que es posible hacer con Trello:

Inscripción de Trabajos Fin de Grado

Hoy se ha publicado la oferta de temas de TFG de la Facultad. Los estudiantes que tenéis tema ya asignado no tenéis que hacer nada más. El resto debéis elegir un trabajo antes del miércoles a las dos.
En el caso de aquellos estudiantes que me tenéis como tutora, tendremos tiempo para hablar personalmente de cada uno de los proyectos que estéis desarrollando, pero todos deberíais empezar a pensar ya en posibilidades y a recopilar información.
Cuando se desarrolla un proyecto de este tipo a medio plazo, es buena idea considerar algún tipo de sofware que os ayude a tener siempre la información disponible y organizada.
Si no los conocéis, os podéis plantear utilizar algún software para guardar notas. Dos de los más populares son https://evernote.com/intl/es y http://www.onenote.com/. Ambos tienen como ventaja que son multiplataforma, por lo que podréis acceder a vuestras notas desde cualquier dispositivo que utilicéis o simplemente en cualquier navegador.
Evernote destaca, en mi opinión, en facilidad de uso y también en lo sencillo que resulta añadir información desde cualquier navegador. OneNote tiene mayores posibilidades ya que ofrece una mayor capacidad de almacenamiento gratuito y permite organizar mejor la información. Además tiene funciones, como la de extraer texto a partir de una imagen, a las que podéis sacarles gran partido.
Si os acostumbráis a utilizar este tipo de aplicación, os facilitarán bastante la vida, no solo para afrontar con éxito el TFG sino vuestros futuros proyectos profesionales.

Bienvenidos al programa de prácticas

Hoy hemos tenido una sesión de toma de contacto antes de comenzar las prácticas en las empresas. 

Como hemos comentado, os adjunto un modelo de memoria de prácticas. 

De paso, os dejo algunos consejos publicados por InfoJobs que os pueden ayudar a afrontar el lunes de la mejor manera posible:

1. Duerme bien
No te acuestes tarde el día antes de empezar tu nuevo trabajo. Dormir poco es un gran enemigo de la productividad y el estado de ánimo. Intenta dormir al menos 7 horas para estar al 100% en tu primer día y acostumbrar al cuerpo a tu nuevo horario.

2. Infórmate sobre la empresa
Si has seguido las buenas prácticas de una entrevista de trabajo, este punto ya lo tendrás cubierto. Informarte bien sobre la compañía es clave para causar una buena impresión y mostrar tu interés por la empresa. También te permitirá estar más preparado para integrarte con más facilidad en las conversaciones y responder a posibles preguntas que puedan hacerte.

3. No llegues tarde
Llegar tarde en tu primer día, aunque hayas tenido algún imprevisto, puede causar muy mala impresión. Planifica bien tu horario y tiempo de trayecto al trabajo para contemplar posibles imprevistos y asegurarte de que llegas puntual. Si puedes, llega incluso 10 minutos antes.

4. Viste acorde con la compañía
Vestir con americana si trabajas en un lugar informal puede hacerte desentonar, pero vestir demasiado informal también es arriesgado, sobre todo si trabajas en un ambiente ejecutivo. Lo ideal es encontrar un punto medio acorde con la compañía. Recuerda cómo iban vestidos cuando acudiste a la entrevista de trabajo e intenta elegir la ropa que más encaje con los valores de la empresa.

5. Toma notas
El primer día de trabajo te presentarán a muchos compañeros nuevos y sus funciones dentro de la compañía. A menos que tengas una memoria de elefante, lo más probable es que no recuerdes todos los nombres y vayas un poco perdido los primeros días. Trae un bloc de notas o teléfono contigo para anotar los cargos y nombres más importantes con los que trabajarás de cerca. Si no recuerdas un nombre al principio, no tengas miedo a preguntar. Los compañeros comprenderán que eres nuevo y es imposible que recuerdes los nombres de todos.

6. Socialízate
Para causar una buena impresión e integrarte en el equipo es importante que te socialices con tus compañeros de trabajo. Adáptate a sus rutinas y pregunta proactivamente a tus compañeros si tienen planes para comer ese día. Una comida de equipo es una buena manera de romper el hielo y empezar a conocer la cultura de la empresa.

7. Evita los rumores
Si ves que hay personas que critican a compañeros internamente intenta cambiar de tema para evitar formar parte de posibles rumores. La rumorología en el trabajo es muy peligrosa. No sólo impide la sinergia entre equipos, sino que incluso puede llegar a costarle a uno el puesto de trabajo.

8. Pregunta con moderación
El primer día te surgirán muchas preguntas y dudas sobre el cargo y las dinámicas de la empresa. Aunque es importante que las aclares durante los primeros días, no abuses de las preguntas ni interrumpas demasiado a tus compañeros. Pedir ayuda los primeros días es importante, pero siempre respetando los tiempos de los demás.

9. Revisa las políticas internas
Cuando firmes el contrato con Recursos Humanos, asegúrate de preguntar cualquier duda que puedas tener en relación a las condiciones de tu contrato, los beneficios, el salario o las vacaciones. Confirma también los horarios establecidos para tu cargo e infórmate de las políticas internas de la compañía para asegurarte de que cumples con ellas.

10. Muestra una actitud positiva y sé agradecido
Evita a toda costa hablar de tus problemas personales en el trabajo. Muestra siempre una actitud positiva e intenta dar las gracias siempre que puedas. Ser agradecido en el trabajo te abrirá muchas puertas.